Робота методиста охоплює багато сфер діяльності і однією з основних ділянок методичної діяльності є вміння правильно оформлювати ділову документацію.
Згідно з ними документ повинен:
— надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;
— бути юридично правильно оформленим;
— подавати об’єктивні відомості про події, які висвітлює, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;
— бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;
— бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;
— оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;
— бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;
—- складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.
В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформацію в яких зафіксовано будь-яким письмовим способом — рукописним, машинописним, друкарським. Такі документи, оформлені за певними правилами, часто називають управлінськими, а сукупність їх — управлінською документацією.
Постановою Держкомітету стандартів з 01.01.91 в дію введено ГОСТ 6.38-90. Це науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для детальнішої уніфікації документів, що у свою чергу сприятиме використанню їх в автоматизованих системах управління.
Стандарти встановлюють найзагальніші правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їхніх окремих реквізитів.
Реквізитами називають структурні елементи, з яких складається документ.
Формуляр-зразок — це єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розміщених в усталеній послідовності.
Кількість реквізитів у кожному документі не однакова.
Вона визначається видом документа та його змістом.
Діють такі єдині вимоги щодо оформлення ділової документації.
1. Для складання службових документів в установах належить використовувати папір форматів А4 (210×297 мм) та А5 (148×210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
2. Як правило, усі службові документи мають оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів з обов’язковим додержанням таких правил:
— встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів;
— бланки кожного виду слід виготовляти на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;
— бланки належить виготовляти друкарським способом на білому папері або на папері світлих тонів;
— бланки документів повинні мати такі поля:
а) ліве — 20 міліметрів;
б) верхнє — не менш як 10 міліметрів;
в) праве й нижнє — не менш як 8 міліметрів. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються на бланках.
ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і певний порядок розміщення їх в організаційно-розпорядчих документах.
1 — Державний Герб України (порядок використання визначається законом).
2 — Емблема організації, підприємства, установи.
3 — Зображення нагород.
4 — Код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКП0).
5 — Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).
6 — Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.
7 — Найменування організації, установи чи підприємства — автора документа.
8 — Найменування структурного підрозділу.
9 — Індекс підприємств зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), факсу, номер рахунка в банку.
10 — Назва виду документа.
11 — Дата.
12 — Індекс.
13 — Посилання на індекс та дату вхідного документа.
14 — Місце складання або видання.
15 — Гриф обмеження доступу до документа.
16 — Адресат.
17 — Гриф затвердження,
18 — Резолюція.
19 — Заголовок до тексту.
20 — Відмітка про контроль.
21 — Текст.
22 — Відмітка про наявність додатків.
23 — Підпис.
24 — Гриф погодження.
25 — Візи.
26 — Печатка.
27 — Відмітка про засвідчення копій.
28 — Прізвище виконавця і номер його телефону.
29 — Відмітка про виконання документа й направлення і до справи.
30— Відмітка про перенесення даних на машинний носій.
31 — Відмітка про надходження документа.
Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для користування, спрощує їх обробку, дає можливість використати при цьому технічні засоби. Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання.
Джерело: http://infosvit.if.ua/vymohy-do-skladannya-dilovoji-dokumentatsiji/ | 
